Een eenvoudige manier om risico's te voorkomen en/of te beperken - gebruik algemene voorwaarden - Advies-balie

de Advies-balie
voor (juridisch) advies en praktische ondersteuning
Ga naar de inhoud

Hoofdmenu:

Een eenvoudige manier om risico's te voorkomen en/of te beperken - gebruik algemene voorwaarden

Een eenvoudige manier om (juridische en/of financiële) risico's te voorkomen en/of te beperken: gebruik algemene voorwaarden

Niemand kan in de toekomst kijken en wat een goede klant of afnemer lijkt te zijn kan, als het op betalen aankomt, toch niet zo'n goede klant blijken te zijn. Ondernemen betekent weliswaar dat je (soms) risico's moet nemen, maar je kunt juridische en financiële risico's op een relatieve eenvoudige én betaalbare manier beperken en/of voorkomen. Dit doe je door algemene voorwaarden op te (laten) stellen. Via internet zijn er talloze 'gratis' algemene voorwaarden te vinden, maar wees gewaarschuwd. Dit soort standaard algemene voorwaarden bieden veelal onvoldoende bescherming. Algemene voorwaarden moeten passen bij de bedrijfsvoering en bij de aard van je onderneming. Het maakt uit of je producten of juist diensten levert, of je aan consumenten en/of aan ondernemers levert, of je zaken doet met het buitenland of bijvoorbeeld dat je via een webshop je diensten of producten aanbiedt. Het is verstandig om de algemene voorwaarden op te laten stellen door iemand die er verstand van heeft. Op die manier krijg je voorwaarden die zijn gebaseerd op jouw onderneming en de wijze waaronder jij je dienst of product wilt leveren. Algemene voorwaarden zijn niet alleen verstandig voor grote ondernemingen, ook voor ZZP-er's is het verstandig om te werken met algemene voorwaarden. Algemene voorwaarden hebben vaak een andere naam; leveringsvoorwaarden, inkoopvoorwaarden, garantiebepalingen, etc. Al hebben ze een andere naam, het blijven algemene voorwaarden.

Wederzijdse rechten en plichten
Het gaat in algemene voorwaarden om de wederzijdse rechten en plichten van zowel jou, als ondernemer, als die van je afnemer ('wederpartij'). Die regels maken onderdeel uit van de overeenkomst die je aangaat en regelen bepaalde specifieke zaken die verband houden met de levering van goederen en/of diensten. Het moet daarbij gaan om algemene bedingen, kernbedingen mogen er niet in opgenomen worden. Een kernbeding is een beding dat van een zo wezenlijke betekenis is voor de overeenkomst dat die zonder dat beding niet tot stand zou zijn gekomen. Die kernbedingen neem je op in de offerte, opdrachtbevestiging of andersoortige overeenkomst. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de prijs van een artikel of dienst. In de algemene voorwaarden staan de algemene bepalingen die voor elke overeenkomst die je aangaat van toepassing is. Bij algemene bedingen moet je denken aan de leveringsvoorwaarden, eigendomsvoorbehoud, garanties en exoneraties, de klachtenprocedure etc.

In het algemeen
Er zijn bepalingen die in de meeste algemene voorwaarden worden opgenomen. Bijvoorbeeld bepalingen die ingaan op:
- De offerte (de geldigheidsduur van een offerte, vrijblijvend of juist niet, etc.);
- Het transport (voor wie zijn de kosten voor het transport, hoe zit het met de verzekering, wie betaalt de invoerrechten, etc.);
- Het eigendomsvoorbehoud (het eigendom gaat pas over na volledige betaling, etc.)
- De levertijd (wat is de standaard levertijd, uitzonderingen, overmacht, etc.);
- De afwikkeling van geschillen (gang naar de rechter, arbitrage of geschillencommissie, etc.);
- De betalingsvoorwaarden (betalingstermijn, wettelijke rente, incassokosten etc.);
- De klachtenprocedure (waar kan men terecht met een klacht, voorwaarden, etc.);
- Garantie (wordt er garantie gegeven, onder welke voorwaarden, etc.);
- Aansprakelijkheid (het beperken van de aansprakelijkheid, hoogte schadevergoeding, etc.).

Algemene voorwaarden in het BW
Titel 5, afdeling 3 in het Burgerlijk Wetboek Boek 6 handelt over algemene voorwaarden. Het kan nooit kwaad om die er eens op na te slaan. Jij bepaalt weliswaar de regels die in de algemene voorwaarden worden opgenomen maar er mogen geen onredelijke bepalingen in komen te staan. Zet je er toch zo'n beding in dan kan dit beding worden vernietigd.  Als je met consumenten zaken doet dan moet je bij het opstellen van de algemene voorwaarden rekening houden met de zgn. 'zwarte'- en 'grijze' lijst (resp. art. 6.236 en art. 6.237 BW). Op de zwarte lijst staan bepalingen die je nooit mag opnemen in je voorwaarden, deze worden altijd als onredelijk bezwarend gezien en op de grijze lijst staan bepalingen die onredelijk bezwarend kunnen zijn. Het gaat hierbij om een weerlegbaar vermoeden en jij zult moeten kunnen aantonen dat het beding niet onredelijk bezwarend is (mocht die bewuste bepaling door je afnemer worden betwist). De vernietiging betreft alleen de bepaling die als onredelijk bezwarend is aangemerkt. De andere bepalingen van de algemene voorwaarden blijven van toepassing (althans als zij niet ook vernietigd worden). Ook bij zakelijke overeenkomsten kan één van de partijen stellen dat een bepaalde voorwaarde voor hem onredelijk bezwarend is. Als die voorwaarde op de grijze of zwarte lijst voorkomt zal een rechter sneller geneigd zijn hier in mee te gaan. Dit wordt wel de reflexwerking van deze lijsten genoemd. Of de rechter deze reflexwerking zal honoreren hangt af van de verhouding tussen de partijen. Als een multinational de voorwaarde hanteert, en een ZZP-er klaagt dat die voorwaarde onredelijk bezwarend voor hem is, zal de rechter hierin sneller meegaan dan wanneer het gaat om twee 'gelijkwaardige' contractspartijen.

Ter hand stellen
Waar je rekening mee moet houden is dat er een informatieplicht geldt voor het van toepassing zijn van de algemene voorwaarden. Voor de toepasselijkheid dient de wederpartij een redelijke mogelijkheid te zijn geboden om kennis te nemen van de algemene voorwaarden. Je dient ze 'ter hand te hebben gesteld' of bekend hebben gemaakt waar en op welke wijze hij de algemene voorwaarden kan inzien. Bij een overeenkomst die via elektronische weg tot stand komt is het van belang dat je de algemene voorwaarden elektronisch beschikbaar stelt en wel op zo'n wijze dat het voor je wederpartij mogelijk is dat hij deze kan downloaden/op kan slaan. Ook moet je altijd de mogelijkheid bieden dat je de algemene voorwaarden op verzoek toe zult zenden.

Om te zorgen dat jouw afnemer op de hoogte is van je algemene voorwaarden en daarmee instemt kun je de algemene voorwaarden als bijlage bij je offerte versturen of ze bijvoorbeeld op de achterkant van de offerte afdrukken. Het is handig en verstandig om ze ook op je website te plaatsen. Verwijs in je offertes en/of facturen (en dus niet pas bij het versturen van de factuur!) naar de algemene voorwaarden en waar ze te vinden zijn. Gebruik in je offerte en/of overeenkomst een zin waarmee de afnemer zich bekend verklaard met de algemene voorwaarden. Aangezien hij de offerte en/of overeenkomst als geheel zal ondertekenen, stemt hij daarmee ook in met de algemene voorwaarden. Als de voorwaarden niet voor of bij het sluiten van de overeenkomst aan de wederpartij 'ter hand zijn gesteld' dan zijn de bedingen vernietigbaar en kun je alsnog in de problemen komen.

Deponeren
Je algemene voorwaarden kun je deponeren bij de Kamer van Koophandel of bij de Rechtbank. Dat is niet verplicht, maar wel verstandig. Door deponering zijn ze voor een ieder opvraagbaar, ontleen je er bewijskracht aan en het komt bovendien professioneel over. Voor de kosten hoef je het niet te laten. Het deponeren van algemene voorwaarden bij de KvK kost 18 euro per kalenderjaar.

Battle of the forms
Soms komt het voor dat zowel jij als je wederpartij elk jullie eigen voorwaarden bij dezelfde overeenkomst wilt gebruiken. Zo zijn er veel ondernemers die hun eigen standaard inkoop- en verkoopvoorwaarden hebben. De (inkoop)voorwaarden van je afnemer zullen niet altijd hetzelfde zijn als jouw (verkoop)voorwaarden. Welke voorwaarden gaan dan voor? dit wordt wel de 'battle of forms' genoemd. De wet stelt dat in principe degene die het aanbod doet (middels een offerte o.i.d.) de algemene voorwaarden mag stellen. De wederpartij staat vrij om die voorwaarden af te wijzen, maar dat houdt niet automatisch in dat daarmee zijn voorwaarden van toepassing zijn. Als je er pas nadat de overeenkomst tot stand is gekomen komt achterkomt dat zowel jij als de wederpartij er vanuit gingen dat je eigen voorwaarden van toepassing zouden zijn dan zijn in principe de algemene voorwaarden die in de overeenkomst genoemd zijn van toepassing. De enige uitzondering betreft hetgeen in art. 6:225 lid 3 BW wordt beschreven: 'Verwijzen aanbod en aanvaarding naar verschillende algemene voorwaarden, dan komt aan de tweede verwijzing geen werking toe, wanneer daarbij niet tevens de toepasselijkheid van de in de eerste verwijzing aangegeven algemene voorwaarden uitdrukkelijk van de hand wordt gewezen'. Het is verstandig, ter voorkoming van latere discussies, om in je algemene voorwaarden een clausule op te nemen waarbij je stelt dat 'In afwijking van het bepaalde in artikel 6:225 lid 2 Burgerlijk Wetboek is gebruiker niet gebonden aan in de aanvaarding door de potentiële afnemer (koper) voorkomende afwijkingen van gebruikers offerte.'

Belangrijk
Algemene voorwaarden kunnen veel problemen voorkomen. Het is belangrijk om een set voorwaarden te gebruiken die alle mogelijke onduidelijkheden wegneemt en waarmee je juridische en financiële risico's op een relatieve eenvoudige én betaalbare manier beperkt en/of kunt voorkomen.

Dus?!
Werk jij al met algemene voorwaarden? Ja? Heel verstandig! Besef wel dat het erg belangrijk is om de algemene voorwaarden regelmatig te checken en/of te laten beoordelen of ze nog up-to-date zijn. Sinds het opstellen kunnen er wijzigingen zijn opgetreden met betrekking tot je product(en) en/of diensten, maar ook de wet- en regelgeving is aan verandering onderhevig en het zou zo maar kunnen dat je je baseert op verouderde wetten en/of regels.

Hanteer jij nog geen algemene voorwaarden maar ben je er inmiddels van overtuigd dat algemene voorwaarden een goed idee zou zijn voor jouw onderneming, neem dan gerust contact op met Advies-balie. Uiteraard is het ook mogelijk, indien je al algemene voorwaarden gebruikt, deze door ons te laten controleren en/of laten updaten.

Terug naar de inhoud | Terug naar het hoofdmenu