Bezint eer ge begint. Bestuurswerk is niet zonder risico's - Advies-balie

de Advies-balie
voor (juridisch) advies en praktische ondersteuning
Ga naar de inhoud

Hoofdmenu:

Bezint eer ge begint. Bestuurswerk is niet zonder risico's

BESTUURSWERK IS NIET ZONDER RISICO'S
Stichtingen, clubs en verenigingen draaien op vrijwilligers. Ook het bestuur van dit soort organisaties bestaat veelal uit vrijwilligers. Vrijwilligerswerk dat naast veel tijd en aandacht ook nog de nodige (financiële) risico’s met zich mee kan brengen. In dit artikel wordt ingegaan op de risico’s die verbonden zijn aan het bestuurslidmaatschap en wat je als bestuurder van een vereniging of stichting kunt doen om aansprakelijkheidsstelling te voorkomen.

Een risico die een bestuurder van een vereniging of stichting loopt is dat een derde door toedoen van een beslissing van het bestuur waar jij lid van bent (financiële) schade oploopt. De gedupeerde kan op grond van die opgelopen schade een vordering instellen op grond van (bestuurders)aansprakelijkheid. Het maakt daarbij niet uit of je bestuurslid bent van de voetbalvereniging van je zoon, lid bent van het bestuur van de VVE van het appartementencomplex waar je een appartement bezit, penningmeester bent van een stichting ten behoeve van de opvang van zwerfhonden of bestuurslid bent in welk bestuur dan ook en ook niet of je dit bezoldigd of onbezoldigd doet. Als er bij de vereniging of stichting niets te halen valt zal zo'n gedupeerde proberen zijn schade te verhalen op de bestuursleden in privé.

In het geval van stichtingen en verenigingen met volledige rechtsbevoegdheid zijn bestuurders, in principe, niet persoonlijk aansprakelijk voor de verplichtingen van de vereniging, ook niet na ontbinding en faillissement. De vereniging is dan schuldenaar of schuldeiser, niet het bestuurslid. Maar, als de stichting of vereniging een onderneming drijft en vennootschapsbelasting betaalt, dan is de anti-misbruikwetgeving van toepassing en kunnen bestuurders, in het geval van onbehoorlijke taakvervulling aansprakelijk worden gehouden.

BEHOORLIJKE TAAKVERVULLING
Het Burgerlijk Wetboek schrijft in artikel 2:9 voor dat elke bestuurder gehouden is tot een behoorlijke vervulling van de hem opgedragen taak. Voor aansprakelijkheid op grond van artikel 2:9 BW is vereist dat aan de bestuurder een ernstig verwijt kan worden gemaakt. Of daarvan sprake is dient te worden beoordeeld aan de hand van alle omstandigheden van het geval. De HR heeft hiervoor het volgende criterium geformuleerd: 'Tot de in aanmerking te nemen omstandigheden behoren onder meer de aard van de door de rechtspersoon uitgeoefende activiteiten, de in het algemeen daaruit voortvloeiende risico's, de taakverdeling binnen het bestuur, de eventueel voor het bestuur geldende richtlijnen, de gegevens waarover de bestuurder beschikte of behoorde te beschikken ten tijde van de aan hem verweten beslissingen of gedragingen, alsmede het inzicht en de zorgvuldigheid die mogen worden verwacht van een bestuurder die voor zijn taak berekend is en deze nauwgezet vervult.' (HR 10 januari 1997, NJ 1997, 360, Staleman/ Van de Ven Automobielbedrijf). Van ernstige verwijtbaarheid is sprake in geval van handelingen die geen redelijk handelend bestuurder onder gelijke omstandigheden zou hebben verricht.

Om te beoordelen of er sprake is van een onbehoorlijke taakvervulling wordt er uiteraard gekeken naar de omstandigheden van het geval. Er zijn echter een aantal gevallen waarbij  onbehoorlijk bestuur zal worden verondersteld. Dit is het geval:
  • als de bestuurder of het bestuur het onvermogen om belastingen en premies te betalen niet of niet tijdig bij de belastingdienst meldt ;
  • als de bestuurder of het bestuur een te zware contractuele verplichting  is aangegaan voor de stichting/vereniging, terwijl bij het aangaan van die verplichting het bestuur (of de bestuurder) wist of kon weten dat er niet aan haar verplichting zou kunnen worden voldaan;
  • als de stichting of vereniging failliet gaat en dit faillissement het gevolg is van een onbehoorlijke taakvervulling van het bestuur of diegenen die, in de periode van drie jaar voorafgaand aan het faillissement, het beleid bepaalden;
  • als er niet tijdig jaarstukken worden gedeponeerd bij het handelsregister wordt onbehoorlijk bestuur verondersteld;
  • als de Stichting of vereniging niet ingeschreven is in het handelsregister van de Kamer van Koophandel.

HOE VOORKOM JE BESTUURDERSAANSPRAKELIJKHEID?
Uiteraard is het de bedoeling dat je je taak als bestuurder serieus neemt en ben je tegenover de vereniging of stichting gehouden tot een behoorlijke uitoefening van de aan jou opgedragen taak. Als bestuurder loop je bovendien ook risico om te worden aangesproken op het handelen van een medebestuurslid. Aan die aansprakelijkheid kan alleen ontkomen worden door aan te tonen dat jou persoonlijk geen verwijt kan worden gemaakt. Het is dus zeker belangrijk om je niet alleen bezig te houden met je eigen taken maar ook bij te houden hoe de andere bestuursleden hun taak vervullen en in te grijpen als zaken niet volgens de (beleids)regels of taakomschrijvingen verlopen.

TIPS (NEEM ZE TER HARTE)
1. Controleer of de statuten van de organisatie in een notariële akte zijn vastgelegd;
2. Controleer of alle bestuursleden zijn ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel;
3. Controleer jaarlijks de inschrijving in het handelsregister en zorg dat alle wijzigingen worden doorgegeven;
4. Houdt altijd rekening met de statuten, het huishoudelijk regelement, het belang van de organisatie én de wet bij het nemen van beslissingen;
5. Zorg dat er duidelijke functiebeschrijvingen voor bestuursleden op papier staan;
6. Voer je taken uit binnen de gegeven bevoegdheden;
7. Let op de vertegenwoordigingsbevoegdheid bij het aangaan van overeenkomsten;
8. Zorg dat er van alle (bestuurs)vergaderingen goede notulen gemaakt worden en maak besluiten- en actielijsten;
9. Leg alle afspraken met derden schriftelijk vast;
10. Stel adviescommissies in of schakel externe deskundigen in als er expertise over bepaalde (financiële) onderwerpen ontbreekt in uw bestuur;
11. Geef op tijd aan dat u niet voldoende tijd/aandacht aan uw functie kunt besteden;
12. Onderneem onmiddellijk actie binnen het bestuur als u het idee krijgt dat een van uw medebestuursleden zijn/haar taak verzaakt;
13. Informeer bij een (onafhankelijke) assurantietussenpersoon of een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering voor jullie bestuur aan te raden is.

Soms moeten er door het bestuur, bepaalde beslissingen worden genomen, die niet bij alle leden, donateurs of belanghebbenden in goede aarde zullen vallen. Het komt ook voor dat je als bestuurder een bepaald besluit hebt genomen dat achteraf ongelukkig uitpakt. Door zo'n beslissing kan een derde financiële schade oplopen. Vervolgens kan hij dan het bestuur aanspreken.

Met behulp van een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering kun je je als bestuurder verzekeren tegen dit soort vorderingen. Het is niet zo dat elke beslissing van het bestuur die achteraf fout blijkt te zijn (bijvoorbeeld omdat er schade uit voortkomt of omdat een andere optie achteraf gezien beter of voordeliger was) voor rekening van het bestuur komt. Als een beslissing weloverwogen is genomen dan kan die soms verkeerd uitpakken. Daar heeft dan niemand schuld aan. Hoe zo'n besluit tot stand is gekomen moet wel goed gedocumenteerd zijn (vandaar 'tip 8': zorg dat er goede notulen worden gemaakt).

Als je als bestuur(der) aansprakelijk wordt gesteld komen daar als eerste (verweer)kosten bij kijken. Ook kan je als bestuurder in privé aansprakelijk worden gesteld voor schade als gevolg van daadwerkelijke of vermeende  onbehoorlijke taakvervulling. Tegen dat soort schade kun je je als bestuur(ders) verzekeren. Er zijn diverse varianten, onder andere een variant waarbij het privévermogen van de bestuurder beschermd wordt indien je als bestuurder aansprakelijk wordt gesteld voor schade als gevolg van het daadwerkelijk of vermeend handelen (waaronder plichtsverzuim, onachtzaamheid, vergissing, onjuiste of misleidende verklaring) in jouw hoedanigheid als bestuurder van een stichting of vereniging.

Je moet zeker niet te luchtig denken over de risico's die je loopt als bestuurder. Een benadeelde zal alles in het werk stellen om zijn schade te verhalen. Uiteraard begint hij bij de stichting of vereniging zelf, maar als de schade daar niet verhaald kan worden dan zal daarna getracht worden om de schade bij één of meerdere bestuursleden (of het gehele bestuur) in privé proberen te verhalen. Ook verenigingen of stichtingen zelf kunnen hun (oud)bestuursleden voor de rechter brengen als zij vinden dat het bestuur of individuele bestuursleden hun taak niet naar behoren hebben vervuld en en er daardoor schade is ontstaan.

Zo daagde een vereniging die jaarlijks een schuttersfeest organiseert in Lobith-Tolkamer en een eigen verenigingsgebouw bezit, zeven bestuurders en drie oud-bestuurders voor de rechter, omdat, zoals de vereniging stelt, de bestuurders een ernstig verwijt van onbehoorlijke taakvervulling is te maken. Zij achtten de betreffende (oud)bestuursleden daardoor aansprakelijk voor de daaruit ontstane schade.

In de loop der jaren is er bij de schuttersvereniging een behoorlijk tekort ontstaan. De bestuursleden hebben dit voor de leden verborgen weten te houden door een hypotheek geheim te houden (afgesloten m.b.v. notulen van een niet plaatsgevonden ALV), onderhandse leningen aan te gaan, een slechte administratie te voeren etc.
Geen van de betrokken bestuursleden heeft zelf enig financieel gewin bij deze zaak gehad of geld van de vereniging gebruikt voor andere doelen dan de vereniging zelf. Het is dus niet zo dat een bestuurder alleen aangesproken kan worden als hij geld van de vereniging voor zichzelf heeft gebruikt. In deze zaak zijn de bestuursleden, aldus de rechter, in ernstige mate tekort geschoten in de uitoefening van hun taak (in de zin van art. 2:9 BW). Dit bestond volgens de rechter uit, samengevat: 'Het doen van uitgaven uit het spaargeld zonder dit behoorlijk te administreren, het hierdoor laten voortbestaan van een tekort, het uiteindelijk dekken hiervan met behulp van valse notulen en het in verregaand onvoldoende mate informeren van de leden over dit alles'. De bestuursleden zijn hoofdelijk veroordeelt om aan de vereniging een bedrag van ruim 110.000 euro te betalen (en dat is nog exclusief rente en proceskosten). De uitspraak lees je hier

PENNINGMEESTER MET WEINIG TIJD
Een andere uitspraak maakt duidelijk dat het erg belangrijk is om je bestuurstaak serieus te nemen en als je te weinig tijd hebt om je taak naar behoren te kunnen invullen dan kun je een bestuurstaak beter niet op je nemen. Als je een bestuurstaak op je hebt genomen en te weinig tijd hebt om je taak behoorlijk te kunnen vervullen lever dan zo snel mogelijk je portefeuille weer in om te voorkomen wat de man uit het onderstaande voorbeeld is overkomen.

De bewuste man, in zijn dagelijks leven accountant, maakte als penningmeester deel uit van het, uit drie personen bestaande, Dagelijks Bestuur van de afdeling Gooistreek van het Nederlandse Rode Kruis. De afdeling was destijds een afzonderlijke vereniging met volledige rechtsbevoegdheid. Doordat er op een gegeven moment problemen ontstonden tussen bestuur en leden/vrijwilligers over de verkoop van een pand heeft het bestuur ondersteuning gevraagd aan de landelijke organisatie. Uiteindelijk krijgt het bestuur ook ondersteuning bij het wegwerken van administratieve achterstanden. Tijdens die werkzaamheden kwam aan het licht dat er structureel gelden waren onttrokken die niet waren besteed aan de doelstellingen van de vereniging. Uiteindelijk bleek dat de secretaris van de vereniging voor ruim € 160.000, - privé-uitgaven had gedaan ten laste van het Rode Kruis. Het Rode Kruis vorderde vervolgens terugbetaling van dit bedrag. Niet alleen van de secretaris die dat bedrag achterover had gedrukt  maar ook  van de penningmeester die blijkbaar niet goed genoeg had opgelet.

De rechtbank wees de vordering tegen de penningmeester af (de rechtbank had in haar beoordeling laten meewegen dat de penningmeester zijn werkzaamheden als vrijwilliger heeft verricht en dat de ernst van de gevolgen in geen verhouding staat tot de het hem te maken verwijt) waarna Het Rode Kruis in hoger beroep ging. Zoals hierboven al een paar keer is aangehaald, is het uitgangspunt van artikel 2:9 BW dat het algemene beleid van een rechtspersoon (waartoe ook het financiële beleid behoort), een zaak van het gehele bestuur. Er is sprake van collegiale verantwoordelijkheid. Dit is slechts anders indien de aangesproken bestuurder aantoont dat hem de tekortkoming in het bestuur niet valt te verwijten en dat hij niet nalatig is gebleven in het beperken van de gevolgen ervan.

Daar waar de rechtbank nog liet meewegen dat de penningmeester een vrijwilliger was en heeft laten meewegen dat de gevolgen niet in verhouding staan met het hem te maken verwijt, oordeelt het Hof anders. Het Hof stelt dat, juist omdat de bewuste man de functie van penningmeester vervulde tot wiens taak (in het bijzonder) de financiële aangelegenheden behoren, dit een speciale verantwoordelijkheid met zich meebrengt waardoor hij zich niet snel zal kunnen disculperen voor een tekortkoming die betrekking heeft op het financieel beleid. Het Hof oordeelt dat de penningmeester bij zijn taakuitoefening onvoldoende initiatief heeft getoond en passief is geweest en zijn taak als penningmeester niet naar behoren heeft vervuld. Er is hem volgens het Hof een ernstig verwijt te maken. Het verweer van de man dat hij onvoldoende tijd had voor het penningmeesterschap, ontsloeg hem volgens het Hof niet van zijn verplichting die taak naar behoren uit te oefenen zolang hij deel uitmaakte van het bestuur. De volledige uitspraak van het Hof lees je hier.

Bovenstaande voorbeelden zijn uiteraard geen dagelijks voorkomende zaken, maar niet voor niets zijn er allerhande verzekeringsmaatschappijen die tal van bestuurdersaansprakelijkheidsverzekeringen aanbieden. Besturen doe je niet zonder risico. Het is goed dat je, voordat je in een bestuur stapt, weet wat voor risico je loopt en wat je kunt doen om die risico's te beperken. Ongetwijfeld krijg jij ook (nog) eens de vraag om bestuurslid te worden. 'Het is voor het goede doel', 'Ach toe, anders moeten we de club opdoeken', 'Het kost je hooguit 1 uurtje per week', 'Jij bent zo goed met cijfertjes'. Besef dat die accountant vast ook op zo'n manier is 'overgehaald' om bestuurslid te worden voor de afdeling van Het Rode Kruis in zijn gemeente. Het staat goed op je cv, het is voor een goed doel, het kost maar een paar uurtjes per maand. Ach, vooruit … en een paar jaar later sta je voor de rechter en acht het Hof je schuldig aan een onbehoorlijke taakvervulling op grond van art 2:9 BW en mag je hopen dat de voorgestelde comparitie een schikking zal opleveren die een stuk lager uitvalt dan de initieel geëiste 160.000 euro.

Mocht jij dus in de toekomst gevraagd worden voor een bestuursfunctie: Bezint eer ge begint!

Terug naar de inhoud | Terug naar het hoofdmenu